TUGAS 3 SOFT SKILL/2DB17 Information Resource Management

Manajemen Sistem Informasi (Information Resource Management) dalam Organisasi Berbasis Komputer (CBIS)

December 29th, 2010 • Related • Filed Under

PENDAHULUAN
Teknik pengelolaan informasi sebagai bersama organisasi sumber daya . IRM meliputi identifikasi informasi sumber , jenis dan nilai informasi yang mereka berikan , dan cara klasifikasi , penilaian , pemrosesan , dan penyimpanan informasi tersebut.Manajemen Sumber Daya Informasi (Information Resources Management, IRM) adalah abad ke-20, 70, 80an awal di negara-negara maju Barat (pertama di Amerika Serikat), peningkatan disiplin baru.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub-sistemnya, sistem informasi manajemen akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
PEMBAHASAN
Penjelasan terhadap komponen-komponen yang masuk oada runag lingkup CBIS, diantaranya:
Manajemen Sumber Infromasi
Bagaimana suatu perusahan melakukan kegiatan manajemen, membangun, mengolah memlihara sistem. Hal pertama yang dilakukan adalah penerapan pada sumber dari sitem infromasi itu sendiri tau yang dikenal dengan IRM(Information Resource Manajemen) manajemen terhadap sumber informasi, orang-orang pada bagian ini merupakan akar dari data-dta sumber yang dilaoh menjadi infromasi yang lebih bernilai. Orang-orang yangterkait dengan lingkup ini diantaranya adalah Eksekutif puncak bagian komputer, CIO(Chief Informatio Officer).
Model
Model berupakan bentuk abstraksi dari tujuan yang ingin dicapai serta aktivitas dalam pemecahan masalah. Bebrapa bentuk model yang terdapat pada CBIS merupakan kumpulan sistem-sitem yang albih kecil dikenal dengan subsitem memiliki bentuk masing-masing, untuk tiap sub sistem mereka salaing berhubungan satu sama lain untuk mancapai suatu tujuan yang telah terknsep. Bebrapa bentuk model dari subsistem CBIS, yaitu:
1. Model Fisik merupakan gambaran real/ bentuk yang nyata dari subsitem CBIS, semisalkan: komputer, media penyimpanan, komputer(memilki subsitem yang lebih kecil dengan tujuan komputasi data).
2. Model Naratif adalah bentuk dari komponen yang dapat digambarkan berupa instruksi lisan, lekat dengan subjek dari CBIS, atau user itu sendiri.
3. Model Grafis merupaknan bentuk simbol berupa kumpulan titik-titik yang membentuk garis serta menjadi sebuah objek visual.
4. Model Matematis merupakan model yang masuk dalam komponen CBIS berupa operasi-operasi matematis, model ini umumnya cenderung apada kegiatan pemrosesan data/manipulasi data, seperti halnya membuat data statistik, laporan penjualan, laporan pendapatan.
Penggunan model memudahkan melakukan analisi dimasa mendatang. Menjelaskan tujuan, maslah serta tindakan dapat menggunakan model-model penyelesaian diatas.
Syarat-syarat Infromasi
Beberapa hal yang menetukan suatu infromasi layak atau tidaknya digunakan, diantaranya adalah :
1. Relevansi: Infromasi memiliki keterkaitan yang lebih lekat dengan masalah atau kondisi yang sedang dihapi.
2. Ketepatan: proses awal sampai akhir dalam membentuk infromasi harus lah akurat dengan objek yang sedang dianalisis.
3. Tepat waktu: infromasi dapat dikirim dan diterima saat kondisi yang sedang diatasi, infromasi yang sudah usang atau tidak tepat waktu dalam pengkomunikasiannya dapat dikategorikan infrormasi itu hanya sebagai masukan /data masukan, semisal: Anda memberikan infromasi tentang kenaikan syarat masuk perkuliahan diman perkuliahan sudah dimulai.
4. Kelengkapan: elemen-elemen atau kandungan yang membentuk suatu infromasi dapat dijelaskan dan dibuktikan dengan jelas.
Database
Database merupakan kumpulan file-file, kegiatan yang terkait dengan objek database yaitu manajemendata. Manajemendata merupakn bagian manajemen infromas utuk melakukan uptodate data-dat yang digunakan baik organisasi/perusahaan. Data akan bernilai apabila maliki sifat berikut: data dapat diambil kembali/restore, diolah, disediakan utuk orang dengan batas waktu.
Komponen-komponen yang digunakan dalam pengolahan data:
1. Rangkaian file data: merupakan file data yang memiliki keterkaitan secara logil,/ pangkalan data.
2. Perangkat lunak: merupakan kumpulan instruksi pada komputer yang dugunakan untuk pengolahan data, kumpulan instruksi itu diterjemahkan dalam bahasa biner untuk menghasilak ouput pada komponen fisik, yang dapat ditangkap dengan pancaindera
3. Infromasi manajemen merupakan keseluruhan dari kegiatan mengolah dat menjadi infromasi diantaranya adalah administrator pangkalan data, pemberian wewenang dakam pengaksesan data dapat menentukan aktivitas yang dilakukan oleh user. Prosedur pangkalan data, konsep yang digunakan untuk melakukan IPOS, perangkat lunak datapiranti instruksi pengolahan data, perangkat lunak yang umum digunakan dan sering kita temui seperti Microsofrt Office(Merupakan paket dari pengolaha data berbagai tipedata), wordstar, openoffice, lotus, dsb.
Konsep Data dan Susunan Data
Dimaksudkan untuk memudahka dalam proses manipulasi data, seperti pencarian, penolahan serta penyimpanan kembali, pengaksesan data terbagi atas 2 macam yaitu direct dan sequebtial. Paking efektif untuk pengaksesan data dimasa sekarang adalah direct akses, atau akses secara langsung efiseiensi dalam menetukan data yang diolah, hanya membuat sruktur data yang hierearkis untuk setiap atribut data.
Bebarapa bentuk dari file:
1. File Induk : rekaman yang relatif permanen berisikan informasi statistik, identifikasi dan historis. Dipakai sebagai suatu sumber referensi atau pencarian kembali. Co/ : File Personalia, File Persediaan.
2. File Transaksi/ File Perincian : kumpulan rekaman yang menguraikan transaksi perusahaan. Dikembangkan sebagai hasil pengolahan transaksi penyiapan dokumen transaksi. Dipakai untuk meremajakan file induk. Co/ : File faktur penjualan, file pesanan pembelian, file perusahaan skala gaji.
3. File Laporan : catatan yang disarikan dari data dalam file induk menyiapkan suatu laporan. Co/ : File laporan untuk pajak yang ditahan, file laporan pelanggan yang menunggak pembayaran, file laporan untuk analisa ketrampilan pegawai.
4. File Penyortiran : suatu file kerja berisi rekaman yang harus diurut. File ini bisa berupa file asli salinan file asli salinan file transaksi, file induk atau file laporan.
Beragam betuk dari susunan fila yang digunakan dapat dikategorikan menjadi bebrapa macam bentuk dengan tujuan memudahkan penciptaan dan pemeliharaan file sertamenyadiakan sarana pencarian rekaman.
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
a. Penghematan waktu (time saving),
b. Penghematan biaya (cost saving),
c. Peningkatan efektivitas (effectiveness),
d. Pengembangan teknologi (technology development),
e. Pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Fungsi IRM

IRM berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber informasi dan pengelolaan perusahaan. Dengan adanya konsep IRM dalam perusahaan, diharapkan terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen dan kebutuhan akan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya. Karena IRM adalah konsep terintegrasi yang menyatukan lingkungan perusahaan, tingkatan manajemen, bidang-bidang fungsional, sumberdaya informasi, dan para pemakai. Hal ini disebabkan adanya anggapan bahwa pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang.

Kondisi yang mendukung penerapan IRM pada Perusahaan

1.       Menyadari bahwa keunggulan kompetitif akan tercapai melalui SD informasi yang unggul;

2.       Menyadari bahwa jasa informasi bidang fungsional utama;

3.      Menyadari bahwa CIO adalah eksekutif puncak;

4.      Memperhatikan SD informasi dalam membuat perencanaan strategis;

5.       Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi;

6.      Adanya strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing;

komponen dasar penerapan IRM, yakni :

a. Lingkungan perusahaan;

b. Eksekutif perusahaan;

CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis.

c. Bidang/area fungsional;

Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lainnya.

d. Sumberdaya informasi;

Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan bagaimana semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh perusahaan dalam area pemakai.

e. Pemakai;

Data dan informasi mengalir antara sumberdaya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam EUC.

Chief Information Officer (CIO)

Siapa CIO itu?

CIO adalah seorang manajer eksekutif di bidang sistem informasi yang langsung bertanggung jawab kepada CEO (Chief Executive Officer). Kalau di dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Pada kenyataannya saat ini, dapat dihitung dengan jari ada berapa perusahaan di Indonesia yang memiliki CIO di jajaran direksinya. Mengapa? Karena mungkin peranan sistem informasi belum begitu besar atau diperlukan oleh perusahaan yang bersangkutan sehingga mengharuskan memerka memiliki seorang personal eksekutif yang harus secara khusus memikirkannya.

Apa fungsi CIO?

Di dalam buku “Information Systems Management in Practice”, Ralph Sprague beserta rekannya Barbara McNurlin menjabarkan bahwa setidaknya ada lima fungsi utama CIO di sebuah perusahaan:

MEMAHAMI BISNIS

Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan.

Setidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:

1.       Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;

2.       Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;

3. Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;

4. Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;

5. Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan

industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;

6. Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan

7. Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.

MEMBANGUN CITRA DIVISI

Tugas kedua yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masa mendatang, bukan saat ini.

MENINGKATKAN MUTU PENGGUNAAN TEKNOLOGI

seorang CIO memiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan. Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada.

MENCANANGKAN VISI TEKNOLOGI INFORMASI

Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif.

Membantu perusahaan mencanangkan visinya di masa mendatang adalah salah satu contoh sikap proaktif yang harus dimasyarakatkan di kalangan perusahaan. Visi pemanfaatan sistem informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari visi perusahaan secara umum.

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari.

 

Manajemen Sumber Informasi

Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi.

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi :
Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Informasi sebagai sumber strategis

Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :

-          Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen

-          Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya

-          Pentingnya efisiensi operasi internal

IOS (Interorganizational Information System)

• IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
• IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)

• Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.
• Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM
• Tugas CIO :
  - Mempelajari bisnis & teknologinya
  - Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
  - Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
  - Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
  - Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

SPIR ( Strategic Planning for Information Resources)

• Perencanaan strategic merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.
• Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
• Perencanaan yang digunakan Top Down :
  Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.
• Pendekatan-pendekatan Top Down :
  1. BSP IBM (Business System Planning)

            Pendekatan studi total. Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi,kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.

2. CSF (Critical Success Factor)

Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan

3. Transformasi susunan strategis

Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.

Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM

Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :

-Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif.
-Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.
-Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO
-Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.
-Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi
-Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.

Informasi sebagai sumber strategis

Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif
Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
• Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
• Informasi yang menerangkan penggunaan produk
• Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :
• Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
• Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
• Pentingnya efisiensi operasi internal

Cara mengelola informasi sebagai aset strategis :

1. Memahami peranan Informasi.

Informasi dapat menambah nilai produk dan jasa Anda. Peningkatan arus informasi dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dan operasi internal. Namun banyak manajer tidak sepenuhnya memahami dampak nyata dari informasi - biaya kesempatan yang hilang, dari produk yang buruk, dari suatu kesalahan strategis - semua risiko yang dapat dikurangi dengan menggunakan informasi yang sesuai.

2. Menetapkan Tanggung jawab untuk memimpin Anda IRM Initiative.

Mengembangkan nilai dari sumber informasi seringkali merupakan tanggung jawab yang jatuh antara celah-celah beberapa departemen - departemen pengguna dalam unit bisnis yang berbeda, dan perencanaan perusahaan, MIS unit atau pustakawan .

3. Mengembangkan Kebijakan yang jelas tentang Sumber Informasi.

Kebijakan untuk memastikan kebutuhan informasi, memperoleh dan mengelola informasi sepanjang siklus hidupnya. Pay perhatian khusus terhadap kepemilikan, informasi integritas dan berbagi. Membuat kebijakan yang konsisten dengan budaya organisasi Anda.

4. Melakukan Informasi Audit (Persediaan Pengetahuan).

Mengidentifikasi saat ini pengetahuan dan sumber daya informasi (atau entitas), pengguna mereka, penggunaan dan pentingnya. Mengidentifikasi sumber, biaya dan nilai. Mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan dengan atribut kunci. Mengembangkan peta pengetahuan. Sebagai menonjol keuntungan pengetahuan manajemen, hal ini kadang-kadang disebut persediaan pengetahuan "mengetahui apa yang Anda tahu".

5. Link ke Proses Manajemen.

Pastikan bahwa keputusan kunci dan proses bisnis yang didukung dengan informasi leverage yang tinggi. Menilai setiap proses untuk informasi yang dibutuhkan.

6. Sistematik pemindaian.

Sistematis memindai lingkungan bisnis Anda. Ini mencakup lingkungan yang lebih luas - hukum dan peraturan, politik, sosial, ekonomi dan teknologi - serta lingkungan dalam pasar, industri Anda, pelanggan dan pesaing. Memberikan diseminasi selektif dan disesuaikan tanda-tanda vital bagi eksekutif kunci. Ini melampaui layanan abstrak harian yang disediakan oleh banyak pemasok.

7. Mix keras / lunak, internal / eksternal.

Pola benar dan wawasan muncul ketika data internal dan eksternal disandingkan, ketika data keras dievaluasi terhadap analisis kualitatif. Tweak sistem anda MkIS untuk melakukan perbandingan ini.

8. Optimalkan pembelian informasi Anda.

Anda tidak perlu untuk mengontrol pembelian, tetapi kebanyakan organisasi tidak tahu berapa banyak mereka benar-benar pengeluaran untuk informasi eksternal. Dengan memperlakukan konsultasi, riset pasar, biaya perpustakaan, laporan dan database sebagai kategori terpisah, banyak organisasi media yang membingungkan dengan konten.

9. Memperkenalkan dan proses pemurnian pertambangan.

'Data mining' manajemen informasi yang baik melibatkan, 'informasi pemurnian' dan 'pengetahuan mengedit'. Anda dapat menggunakan teknologi seperti agen cerdas, untuk membantu, tetapi hal ahli subjek pada akhirnya diperlukan untuk repackage materi yang relevan dalam format ramah pengguna. Salah satu teknik yang bermanfaat adalah analisis isi, yang metode telah dikembangkan oleh Trend Monitor International pada mereka Informasi Refinery, dan digunakan dalam kami layanan analisis . Pengklasifikasian, mensintesis dan pemurnian informasi menggabungkan kerajinan dari ilmuwan informasi, pustakawan, analis bisnis dan peneliti pasar / analis. Namun banyak organisasi tidak mengintegrasikan disiplin-disiplin.

10. Memanfaatkan teknologi konvergensi.

Kemajuan teknologi terus menerus meningkatkan kesempatan yang tersedia untuk keunggulan kompetitif melalui pengelolaan informasi yang efektif. Secara khusus, intranet , groupware dan teknologi kolaboratif lainnya memungkinkan untuk berbagi yang lebih luas dan menggunakan informasi yang kolaboratif. Kemajuan dalam pengambilan teks, manajemen dokumen dan sejumlah lainnya tren dalam teknologi manajemen pengetahuan memiliki semua menciptakan peluang baru bagi penyedia dan pengguna sama.

11. Memanfaatkan teknologi konvergensi.

Telekomunikasi, sistem kantor, penerbitan, dokumentasi yang berkumpul. Exploit ini konvergensi melalui jaringan terbuka, menggunakan fasilitas seperti World Wide Web, bukan hanya untuk penyebaran informasi eksternal tetapi untuk berbagi informasi secara internal.

12. Mendorong Budaya Berbagi.

Memperoleh informasi nilai ketika berubah menjadi kecerdasan. Pasar Sistem Intelijen (MkIS) adalah manusia ahli-berpusat. informasi Baku kebutuhan interpretasi, membahas dan menganalisis tim ahli, menawarkan perspektif yang berbeda. Ini tahu-bagaimana berbagi ruang-tanda organisasi yang sukses.

Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

Jika informasi akan digunakan sebagai untuk mendapatkan keuntungan kompetitif.ada tiga tahap yaitu :

1. ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS
Yaitu perencanaan sumber informasi yang pertama dilakukan oleh manjer dari unit pelayanaan informasi.

2. ERA SPIR AWAL
Yaitu melakukan pedekataan atau cara top-down terhadap perencanaan dengan menyari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi.

3. ERA MODERN
Yaitu mengunakan sumber –sumber informasinya,namun status sumber-sumber tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

Manajemen dan Strategi End User Computing

Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

 Manajemen Sumber Informasi.

Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu :
1. Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO)
2. CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana jangka panjang untuk organisasi
3. Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal, dll

Subsistem sistem Dalam Keorganisasian/ Perusahaan

1. Fungsi organisasi terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri
2. SIM dipandang sebagai sebuah gabungan sistem informasi
3. Setiap sitem fungsional berdiri sendiri dalam hal prosedur, program, model yang saling tdk bersamaan.
4. Gagasan dasarnya sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas nama subsistem dapat dirancang.

Subsistem utama dalam Sebuah organisasi Manufaktur

1. Pemasaran : Ramalan penjualan, perencanaan penjualan, analisis pelanggan, penjualan
2. Manufaktur : Perencanaan dan penjadualan produksi, pengendalian biaya, analisa biaya
3. Logistik : Perencanaan dan pengendalian pembelian, persedian barang, dan distribusi
4. Personalia : Perencanaan kebutuhan pegawai, menganalisa prestasi, administrasi gaji.
5. Keuangan & Acc : Analisis Keuangan, analisis biaya, perencanaan kebutuhan modal, perhitungan pendapatan.
6. Pengolahan Informasi : Perencanaan sistem informasi, analisis biaya
7. Manajemen Puncak : perencanaan strategis, pengalokasian sumber daya.

Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang dan dimaksudkan untuk mencapai koordinasi yang struktural, baik secara vertikal maupun secara horisontal diantara posisi yang telah diserahi tugas-tugas khusus yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Organisasi terdiri dari dua bagian :
1. Bagian-bagian / Departemen / Divisi : yang berarti menciptakan struktur dengan bagian yang diintegrasikan.
2. Hubungan-hubungan : yakni hubungan antar komponen organisasi sedemikian rupa, sehingga hubungannya satu sama lain terikat oleh hubungan terhadap keseluruhan.

PENTINGNYA MANAJEMEN INFORMASI

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.

Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.

Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu
• Manusia
• Material
• Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
• Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.

Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
• Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
• Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
• Sumberdaya harus selalu diperbaharui

Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
 Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
• Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
• Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
• Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
• Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
• Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat.

Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.
 Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Trend Manajemen Data
 Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
• File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu  untuk beberapa aplikasi  untuk corporate data files (diperlukan database sistems)
 Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.
 Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
• Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
 Ditinjau dari Segi Asal Data
• Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .

 Ditinjau dari Segi Jenis Data
• Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.

Trend Komunikasi

 Ditinjau dari Luas Cakupan
• Penyebaran dan sumber informasi yang diolah dimanfaatkan dan berasal lingkungan internal organisasi (bersifat Internal organization). Hal tersebut terus mengalami pergeseran ke arah antar organisasi (bersifat Inter organization). Sehingga konsep pengembangan sistem informasi akan berbasis komunikasi selain berbasis komputer (Communication-based information sistem).
 Ditinjau dari Infrastruktur
• Adapun infrastruktur yang digunakan akan bergerak dari berbentuk Mainframe kearah infrastruktur berbasis Network.
 Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari
• Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan yang sangat luas (Wide Area Network - WAN). Dengan demikian aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.
• Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).
 Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
• Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer / microprocessor (computer-based equipment)

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan bentuk penyajian informasi masing-masing tampak pada Gambar dibawah ini

DATA DAN INFORMASI

Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai.

Pengolah informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya. Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.

Misi Sistem Informasi :
Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Tujuan Sistem Informasi :
Perbaikan kinerja organisasi (performance improvement)
EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi.
Tahapan perkembangan tersebut yaitu :
 Fokus awal pada Data (electronic data processing – EDP)
Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).
 Fokus baru pada Informasi (management information sistem – MIS)
Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

 Fokus Revisi pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)
Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.
 Fokus sekarang pada Komunikasi (office automation – AO)
OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).
 Fokus potensial pada Konsultasi (artificial intelligence/expert sistem – AI/ES)
Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

PENUTUP

IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Kesimpulan :
Penggunaan CBIS merupakan pengembangan konsepmdari SIM, komputer merupakan dasr dari kegiatan manajemen dan pengambilan keputusan untuk suatu organisasi tau perusahaan, kemapuan kompuetr sejalan denga perkambanaga teknologi telah terbentuk berbagai tipe file yang lebih spesifik, hingga log dari aktifitas pengolahan data, bukan haynya log untuk pengaksesan data secra manual , misalkan membuat laporam surat masuk-surat keluar dsb.
Komputer sebagai komponen SIM yang paling efektif untuk organisasi mapupun perusahaan dengan skla menengah. Kompuetr menjadi dasar sistem informasi dalam bidang ekonomi(sesuia dengan tema tugas bulan Oktober), pengolahan data matematis dapat ,dikerjakn atau diselesaikan dengan menggunakan model matematis, termasuk juga dalam membut laporan statistik mengunakan banyak data denagn metode matematis yang beragam. Laporan itu dapat disajikan denag mi=odel grafi lebih simple dibanding dengan tampilan angka-angka. Membentuk CBIS yang terintegrasi dalam segala bidang akan memudahkan dalam mengakses infromasi. Mixing CBIS dengan jaringan internet akan lebih mudah dalam proses manajerial.
Saran :
Penggunaan CBIS memiliki kekurangan untuk keputusan yang sifatnya respektif, butuh waktu l;ama untuk menginstruksikan keputusan pada personel karena sifat organisasinya yang fromal, sistematis, kaku tidak begitu fleksibel, tidak semua keputusan yang yang diperincikan secara matang dapat berjalan dengan mulus dengan tingkat ketidakpastian atau timbul masalah yang tidak terduga itu minimaal, untuk menghandel dengan mencari keputusan alternatif yanf yang repsktif sulit untuk mengkomunikasikan kepada sistem yang dirancang sistematis.
Bentuk organisasi hierrarki atau bertingkat membutuhka jalaur yang panjang untuk menginstruksikan kepada personel lain dalam organisa, waktu akan semakin terbuang untuk membuat rekap keputusan, perlu adanya pengembangan lanjut dan pemutakhiran sistem CBIS yang lebih kompeten dan fleksibel. Apa yang saya ungkapkan bahwa tidak semua keputusan yang diperinciakan secra matang dengan matematis, serta statistika kondisi dimasa lampau, untuk menghasilkan keputusan dengan rasio kegagalan minimal akan berhasil, itu hanya hitungan angka, Tipping Point serta The Black Swan dalah buku acuan Saya untuk menyatakan kritik dan saran.
Untuk menghandle kemungkinan yang disebut “black Swan” konsep CBSI belum amp mengaplikasikannya. Karena keputusan tersebut sifatnta subjektif, lebih kepada manajemen sebagai seni, dibanding manajemen sebagai metode.